Datenschutzerklärung des E-Mail-Dienstes

intelligent piXel GmbH
Enzianstraße 4a
82319 Starnberg

Geschäftsführer: George A. Rauscher
Prokuristin: Dr. Maria-Louise Morgott
Handelsregister: HRB 207679, Amtsgericht München
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE291416044

E-Mail: my@intelligent-pixel.com
Datenschutz und Freischaltung: postmaster@vipmail.app

Als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO handeln wir gegenüber unseren Kundinnen und Kunden hinsichtlich der Inhalte ihrer Postfächer. Über Zweck und Mittel dieser Verarbeitung entscheidet der jeweilige Postfachinhaber. Mit Geschäftskunden besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Als eigenständig Verantwortliche handeln wir bei allem, was dem Schutz und dem sicheren Betrieb des Dienstes dient: der Abwehr von Angriffen, der Filterung unerwünschter und schädlicher Nachrichten und der dafür nötigen Protokollierung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, ergänzt durch Art. 32 DSGVO.

Diese Erklärung gilt auch für Personen, die uns lediglich eine Nachricht senden, ohne Kunde zu sein.

Bei unseren Kundinnen und Kunden erheben wir die Daten unmittelbar bei der betroffenen Person, im Rahmen des Vertragsverhältnisses und bei der Nutzung des Dienstes.

Bei Personen, die uns eine Nachricht senden, ohne Kunde zu sein, erhalten wir die Daten nicht von ihnen selbst, sondern aus der Nachricht und aus dem technischen Zustellvorgang. Nach Art. 14 DSGVO informieren wir daher hier über Herkunft und Kategorien:

Nachrichteninhalte werden ausschließlich automatisiert und ausschließlich zum Zweck der Zustellung, der Speicherung im Postfach und der Abwehr von Schadsoftware, Betrug und unerwünschter Werbung verarbeitet.

Ergänzend erhalten wir bei jeder Anmeldung an einem Postfach die IP-Adresse, den Zeitpunkt, das verwendete Protokoll und das angesprochene Konto.

Unsere berechtigten Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sind: die Verfügbarkeit und Integrität des Dienstes, der Schutz unserer Kundinnen und Kunden vor Betrug, Schadsoftware und Identitätsdiebstahl, der Schutz der Postfächer vor unbefugtem Zugriff sowie die Erfüllung unserer Pflicht aus Art. 32 DSGVO, ein angemessenes Schutzniveau sicherzustellen. Wir haben diese Interessen gegen die Interessen der betroffenen Personen abgewogen. Die Verarbeitung beschränkt sich auf das für die Abwehr Erforderliche, es findet keine Auswertung zu anderen Zwecken statt, und es werden keine Profile gebildet.

Die Verarbeitung der genannten Daten ist technisch zwingende Voraussetzung dafür, dass eine E-Mail überhaupt zugestellt werden kann. Sie beruht nicht auf einer gesetzlichen Verpflichtung des Absenders und nicht auf einem Vertrag mit ihm, sondern ergibt sich aus dem Verfahren selbst. Ohne diese Daten kann eine Nachricht weder entgegengenommen noch geprüft noch zugestellt werden.

Es besteht keine Verpflichtung, uns Daten bereitzustellen. Wer keine Nachricht an eine bei uns gehostete Adresse sendet und kein Postfach nutzt, dessen Daten verarbeiten wir nicht.

Als Anbieter eines E-Mail-Dienstes unterliegen wir dem Fernmeldegeheimnis nach § 3 TDDDG. Wir wahren es. Eine Kenntnisnahme von Inhalten durch Personen findet nicht statt. Die Prüfung eingehender Nachrichten auf Schadsoftware, Betrug und unerwünschte Werbung erfolgt ausschließlich automatisiert und nur, soweit sie für die Erbringung des Dienstes und für die Sicherheit unserer Systeme erforderlich ist. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind auf das Fernmeldegeheimnis verpflichtet.

Der Dienst wird auf eigener Hardware betrieben, die bei der

Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen

angemietet ist. Sämtliche Postfachinhalte, Protokolle und Sicherungen werden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Hetzner erhält keinen Zugriff auf Postfachinhalte, die Verarbeitung beschränkt sich auf die Bereitstellung der Infrastruktur.

Jede eingehende Nachricht durchläuft mehrere voneinander unabhängige Prüfungen. Der Zweck ist Abwehr. Es werden keine Profile über Absender oder Empfänger gebildet, und Inhalte werden zu keinem anderen Zweck ausgewertet.

8.1 Prüfungen auf unserem eigenen Server

• Prüfung der Absenderauthentifizierung nach SPF (RFC 7208), DKIM (RFC 6376), DMARC (RFC 7489) und ARC (RFC 8617)
• Prüfung des Reverse-DNS-Eintrags der einliefernden Adresse gemäß der Empfehlung in RFC 1912 Abschnitt 2.1
• Prüfung auf leere Absenderangaben nach RFC 5321
• inhaltsbasierte Analyse durch lokal betriebene Filtersoftware
• Erkennung automatisierter Adressabfragen

Diese Prüfungen verlassen unseren Server nicht.

8.2 Abfrage öffentlicher Reputationsverzeichnisse

Zur Bewertung der einliefernden IP-Adresse und der in Nachrichten enthaltenen Verweise fragen wir öffentliche Reputationsverzeichnisse ab. Übermittelt wird dabei ausschließlich die zu prüfende IP-Adresse oder der zu prüfende Domainname in Form einer DNS-Abfrage. Nachrichteninhalte werden nicht übermittelt.

8.3 Ergebnis der Prüfung

Abhängig vom Ergebnis wird eine Nachricht zugestellt, in den Ordner für unerwünschte Post einsortiert oder abgewiesen. Nachrichten, bei denen mehrere voneinander unabhängige Prüfungen zugleich anschlagen, werden nicht zugestellt.

Absender, deren Domain die Authentifizierung nach SPF oder DKIM bestanden hat, erhalten in diesem Fall eine automatische Mitteilung mit einer Vorgangsnummer und der Angabe, welche Prüfungen beanstandet wurden. Absender ohne bestandene Authentifizierung erhalten keine Mitteilung. Das verhindert, dass Nachrichten an Personen gehen, deren Adresse von Dritten missbräuchlich verwendet wurde.

Wir weisen nach Art. 13 Abs. 2 lit. f und Art. 22 DSGVO ausdrücklich darauf hin, dass die Entscheidung über die Zustellung einer Nachricht automatisiert erfolgt.

Die Logik dahinter. Jede Nachricht durchläuft mehrere unabhängige Prüfungen. Jede beanstandete Prüfung erhöht einen Zahlenwert. Erreicht dieser Wert eine festgelegte Schwelle, wird die Nachricht nicht zugestellt. Eine einzelne beanstandete Prüfung genügt dafür nicht, es müssen mehrere Prüfungen zugleich anschlagen. Der Schwellenwert wird regelmäßig anhand des tatsächlich eingehenden Verkehrs überprüft.

Die Tragweite. Wird eine Nachricht nicht zugestellt, erreicht sie den Empfänger nicht. Der Absender wird darüber unterrichtet, sofern seine Domain die Authentifizierung bestanden hat.

Ihre Rechte nach Art. 22 Abs. 3 DSGVO. Sie haben das Recht, eine Überprüfung durch eine Person zu verlangen, Ihren eigenen Standpunkt darzulegen und die Entscheidung anzufechten. Nutzen Sie dafür das Formular auf vipmail.app oder wenden Sie sich formlos an postmaster@vipmail.app. Nennen Sie dabei die Vorgangsnummer aus unserer Mitteilung, sofern Sie eine erhalten haben. Jede Anfechtung wird von einer Person geprüft, nicht automatisiert.

Nachrichten, die wegen eines Betrugsverdachts nicht zugestellt wurden, halten wir sieben Tage vor, damit eine solche Überprüfung tatsächlich möglich ist und eine Fehlentscheidung korrigiert werden kann.

Der Dienst ist fortlaufend automatisierten Angriffen ausgesetzt. An einem gewöhnlichen Tag verzeichnen wir mehr als zweitausend fehlgeschlagene Anmeldeversuche von mehreren hundert verschiedenen IP-Adressen.

Wir wehren ab:

• aggressives Absuchen unserer Systeme nach offenen Zugängen und Schwachstellen
• wiederholte Anmeldeversuche auf Postfächer
• Versuche, gültige Adressen auszuspähen
• die Verbreitung von Schadsoftware und Betrugsnachrichten
• den Missbrauch unserer Systeme zum Weiterversand fremder Post

Verarbeitet werden dabei die IP-Adresse, der Zeitpunkt, das verwendete Protokoll und das angesprochene Konto. Auffällige Adressen werden abgestuft gesperrt, je nach Schwere für einen Monat oder länger. Sperren werden regelmäßig überprüft und aufgehoben, sobald der Anlass entfallen ist. Sperren können sich auf einen ganzen Netzbereich beziehen, wenn aus diesem wiederholt Angriffe ausgehen; zuvor prüfen wir maschinell, ob aus diesem Bereich in der Vergangenheit berechtigte Anmeldungen erfolgt sind.

Eine Sperre betrifft ausschließlich die Anmeldeschnittstellen. Der Empfang von E-Mail und der Zugang zum Webmail bleiben in jedem Fall erreichbar. Eine gesperrte Adresse kann unseren Kunden also weiterhin Nachrichten zustellen.

Wir tun dies, um den Dienst verfügbar zu halten und unsere Kundinnen und Kunden zu schützen. Es handelt sich um eine Sicherheitsmaßnahme nach Art. 32 DSGVO.

Wer feststellt, dass seine IP-Adresse gesperrt ist oder seine Nachrichten nicht zugestellt werden, kann eine Überprüfung beantragen. Dafür steht auf vipmail.app ein Formular bereit. Eine formlose Nachricht an postmaster@vipmail.app genügt ebenso.

Erforderliche Angaben: die betroffene IP-Adresse oder Absenderadresse, die Vorgangsnummer aus unserer Mitteilung, sofern vorhanden, und eine kurze Beschreibung des Sachverhalts.

Zum Formular. Es läuft auf unserem eigenen Server und ist nach demselben Maßstab abgesichert wie unsere übrige Infrastruktur. Es nutzt keine Dienste Dritter, keine externen Skripte und kein Tracking. Die Übermittlung erfolgt unmittelbar und verschlüsselt an ein Postfach der Proton AG in der Schweiz. Für die Schweiz liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor.

Wir verarbeiten die Angaben zusammen mit den zu diesem Vorgang vorhandenen Protokolleinträgen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Jeder Antrag wird von einer Person geprüft, das Ergebnis teilen wir mit. Die Angaben löschen wir sechs Monate nach Abschluss der Bearbeitung.

Ein Anspruch auf Aufhebung besteht nicht. Wir heben eine Sperre auf, wenn die Prüfung ergibt, dass der Anlass entfallen ist oder die Sperre weiter reicht als nötig.

Der Server ist auf Ausfallsicherheit ausgelegt. Die Speicher sind über mehrfach redundante RAID-Verbünde abgesichert, sodass der Ausfall einzelner Datenträger den Betrieb nicht unterbricht und keinen Datenverlust verursacht.

Nachrichten werden stündlich gesichert, damit selbst bei einem schwerwiegenden Ausfall so wenig Post wie möglich betroffen ist. Wir halten drei voneinander unabhängige Sicherungssätze auf getrennten Systemen vor. Aus Sicherheitsgründen machen wir keine Angaben dazu, wo diese liegen oder wie sie aufgebaut sind.

Sicherungen werden nach Ablauf ihrer Frist überschrieben. Löschen Sie eine Nachricht in Ihrem Postfach, kann sie bis dahin noch in einer Sicherung enthalten sein. Sicherungen dienen ausschließlich der Wiederherstellung des Dienstes als Ganzes, ein gezielter Zugriff auf einzelne Nachrichten findet nicht statt.

Die lange Frist bei Sperrlisten ist erforderlich, weil dieselben Netzbereiche über Jahre hinweg für Angriffe genutzt werden und eine kurze Frist den Schutz entwerten würde. Gespeichert wird dabei allein die IP-Adresse mit dem Anlass und dem Zeitpunkt der Sperre, keine weiteren Angaben zur Person.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte zu deren eigenen Zwecken findet nicht statt. Es werden keine Daten verkauft, vermietet, zu Werbezwecken ausgewertet oder für die Erstellung von Profilen verwendet.

Als Auftragsverarbeiter oder Empfänger im Rahmen der beschriebenen Zwecke sind eingebunden:

Auf Anfrage nennen wir Ihnen die konkreten Empfänger.

Eine Herausgabe an Behörden erfolgt ausschließlich, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Jedes Ersuchen prüfen wir auf seine Rechtmäßigkeit und beschränken die Herausgabe auf das rechtlich Gebotene.

• verschlüsselte Übertragung nach dem Stand der Technik für alle Protokolle, einschließlich TLS 1.3
• Signierung ausgehender Nachrichten mit DKIM für alle betreuten Domains
• Zwei-Faktor-Anmeldung für den Webmail-Zugang, gesonderte Anwendungskennwörter für Mailprogramme
• automatische Erkennung und Sperrung angreifender Adressen, gestuft nach Schwere
• automatische Unkenntlichmachung personenbezogener Angaben in allen automatisierten Prüfverfahren
• getrennte Zugänge, Verwaltungszugriff nur über gesonderte Kennungen
• stündliche Sicherung in drei unabhängigen Sätzen
• mehrfach redundante Speicherung
• fortlaufende Überwachung mit Alarmierung innerhalb weniger Minuten
• Verpflichtung aller Mitarbeitenden auf das Fernmeldegeheimnis und auf die Vertraulichkeit
• vollständige Dokumentation aller Konfigurationsänderungen

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Richten Sie Ihr Anliegen an postmaster@vipmail.app oder an my@intelligent-pixel.com.

Ein Hinweis zur Auskunft: Zustell- und Verbindungsprotokolle werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Eine Auskunft kann sich daher nur auf Daten beziehen, die zum Zeitpunkt Ihres Antrags noch vorhanden sind.

Sind Sie Kunde eines unserer Geschäftskunden und betrifft Ihr Anliegen die Inhalte eines Postfachs, wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Postfachinhaber. Für diese Inhalte sind wir Auftragsverarbeiter und dürfen ohne dessen Weisung keine Auskunft erteilen.

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die technischen Verfahren oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf vipmail.app veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen unterrichten wir unsere Kundinnen und Kunden gesondert.